تکمیل اظهارنامه بر عهده سازمان متقاضی و بر مبنای معیارهای ارسالی از سوی دبیرخانه جایزه می‌باشد. متقاضیان می‌بایست با انجام خود ارزیابی اولیه یکی از سطوح جایزه را در فرم ثبت نام انتخاب نمایند، معیارهای مربوطه به سطح انتخابی با در نظر گرفتن حوزه فعالیت متقاضی از سوی دبیرخانه جایزه به سازمان متقاضی ارسال خواهد شد.

اظهارنامه می‌بایست بصورت فایل دیجیتالی در ۴ نسخه به همراه مدارك پیوست و اطلاعات تکمیلی در فلش مموری، مطابق زمانبندی اعلام شده به دبیرخانه ارسال گردد.

متقاضیان می‌بایست در ابتدای اظهارنامه جدولی مشتمل بر تمامی معیارها تهیه نموده و در جدول مذکور معیارهای ارائه شده در اظهارنامه را علامتگذاری نمایند.

نسخه اظهارنامه می‌بایست فقط حاوی پاسخ معیارها باشد و مدارک پیوست باید جداگانه ارائه گردد. اولویت ارزیابی و داوری اظهارنامه بر پایه ارسال اظهارنامه به دبیرخانه جایزه می‌باشد. متقاضیان می‌بایست پس از ارسال اظهارنامه جهت اطلاع از قطعیت دریافت با دبیرخانه تماس حاصل فرمایند.

در صورتیکه بندی از معیارها تاکنون در سازمان متقاضی عملیاتی نشده است دلیل مربوطه در شماره بند مذکور قید گردد.

در صورتیکه در گذشته حوزه مالی سازمان توسط موسسه‌ای ارزیابی و یا اعتبارسنجی گردیده است اسناد، مدارک و نتایج مربوطه به پیوست اظهارنامه به دبیرخانه ارسال گردد.